Đối với các doanh nghiệp việc tổ chức sự kiện không còn xa lạ trong quá trình tiếp thị và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp mới và nhỏ, đôi khi đây là một những thử thách vì họ chưa thực sự nắm rõ các quy trình. Hiểu được khó khăn đó, hôm nay LDesign sẽ bật mí cho bạn 7 bước đơn giản để tổ chức một sự kiện thành công.
Bước 1: Nghiên cứu xác định đối tượng, mục đích của sự kiện
Tổ chức một sự kiện nào dù lớn hay nhỏ thì đầu tiên bạn phải làm là nghiên cứu, xác định mục đích của sự kiện sắp tổ chức
. Để xác định sự kiện thì bạn cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Chủ đề chính của chương trình là gì?
- Tại sao cần phải tổ chức?
- Đối tượng khách hàng là ai? Bao nhiêu người?
- Thời gian và nơi tổ chức.
- Ngân sách thực hiện bao nhiêu?
…
Bước 2: Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Đây có thể là một trong những bước quan trọng, xây dựng nên “bộ mặt” của doanh nghiệp. Việc có một ý tưởng tốt, sáng tạo sẽ giúp chương trình của bạn thu hút được sự chú ý của khách hàng. Trên thực tế, sự sáng tạo đang bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như khách hàng và ngân sách, dẫn đến việc “cạn kiệt ý tưởng” ở các Event Planner lão làng.
Bước 3: Phân chia nhân sự, thiết kế sự kiện
Ở giai đoạn này bạn sẽ xây dựng một kế hoạch phân chia nhân sự hợp lý, theo từng mảng riêng như: Thiết kế, kế toán, kĩ thuật…Các nhân sự ở các mảng đều phải được tuyển chọn một cách kĩ càng.
Ngoài ra, bạn cần cụ thể hóa các yếu tố trong ý tưởng của mình đến thực tế. Bạn phải:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức.
- Xác định rõ thời gian và chủ đề.
- Xây dựng các kịch bản (văn nghệ, nội dung…)
- Thiết kế hình ảnh: standee, background….
Bước 4: Lập kế hoạch sự kiện
Sau có ý tưởng, bạn sẽ phân chia rõ ràng nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban chi tiết cũng như quan tâm một số vấn đề (thiết bị sử dụng, dự đoán các rủi ro có thể ra …)
Bước 5: Thực hiện kế hoạch
Đã có kế hoạch thì tiếp theo bạn cần phải liên hệ với các nhà cung cấp, bên liên quan. Thông thường bạn sẽ liên hệ để thuê MC, nhóm múa, banner…
Bước 6: Dàn dựng, tiến hành sự kiện
Bước này, bạn sẽ quan tâm đến các việc kiểm soát nhân viên của từng bộ phận sao cho chương trình diễn ra thuận lợi nhất. Nếu như chương trình xảy ra vấn đề gì thì phải tập trung giải quyết vấn đề đó.
Bước 7: Kết thúc sự kiện.
Thanh lý hợp động cho các nhà cung cấp cũng như thu gọn các dụng cụ, rà soát lại quá trình và tự rút cho mình bài học cho lần tiếp theo.
Hy vọng qua bài viết trên các bạn đã hiểu thêm cách tổ chức event. Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện hãy liên hệ với chúng tôi nhé!
CÔNG TY L DESIGN MEDIA
Địa chỉ: Tầng 15 Vincom Center 72 Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (08) 682939 31
Hotline: 096.201.7531
Email: info@ldesign.vn
Website:www.ldesign.vn – www.ldm.asia